【Bitrix】作業漏れ防止にチェックリスト「超ラク」活用法

オフィスニシムラでは、2024年度から案件やタスク管理にBitrixを試験導入しています。

導入の経緯として、社内外のコミュニケーションは基本的にビジネスチャットツール「Chatwork」を利用していますが、チャットで受けた指示をすべてのスタッフが漏れなく、的確にこなすことに限界を感じていたためです。

具体的な問題として、

• チャットでの指示というのが、出す人によってその内容の的確さに大きくバラつきがある
• また受けた指示をタスク化するには指示内容を的確に理解した上で、作業工程を分解してタスク化する必要がありますが、その精度は個人の能力に大きく左右されてしまう
• 活況なチャットだと重要なログが流れ、見落としたり、記録漏れでそのまま失念したり
• タスク管理者が常にいる、またはアクティブとは限らず、プロジェクトによっては個人で終始するケースがあり、その際のタスク管理は各担当独自の方法が認められていたため、抜け漏れの温床になるリスクをはらんでいた

などが挙げられます。

Bitrix導入から半年以上が経過し、ある一定の改善を感じています。この間で得た便利な使い方をご紹介します。

未だ無くならないケアレスミス対策に
チェックリスト活用のススメ

依頼者が人間であれば、受ける側もしかり。人間である以上、切っても切り離せないヒューマンエラー。忙しいときほど、細かいチェックがおろそかになりがち。会議の議事録のコピペをそのまま作業依頼として投げられ、その上さらにスケジュールの都合で、満足に担当者と意思疎通が図れない中で作業を強いられるケースも少なくありません。

例えば、以下のような長いテキスト指示が来たらどのように処理しますか？

# 楽天スーパーSALEに向けた指示

1. **商品選定**  
   - スーパーSALEに特化した特別セール商品を選定し、魅力的なラインナップを確保する。
   - トレンドに合わせた新商品や人気商品の在庫を増やす。

2. **割引設定**  
   - 各商品に対して、割引率を検討し、競合他社に負けない価格設定を行う。
   - 楽天ポイントアップキャンペーンを併用し、購入意欲を高める。

3. **クーポン配布**  
   - スーパーSALE限定のクーポンを作成し、メールマガジンやSNSで告知する。
   - 購入金額に応じた段階的なクーポン設定を行う。

4. **広告出稿**  
   - 楽天内での広告枠を確保し、目玉商品の露出を強化する。
   - 外部広告（Google, SNS等）との連携を図り、集客を最大化する。

5. **メルマガ配信**  
   - 楽天スーパーSALEの開始前に、セール情報やクーポンを含むメールマガジンを配信する。
   - メルマガ配信スケジュールを決定し、段階的に配信することでリマインド効果を高める。

6. **バナー作成**  
   - 楽天ショップ内のトップページや各カテゴリーページに、スーパーSALE用のバナーを作成・配置する。
   - バナーにクーポンや特典の情報を盛り込み、視認性を高める。

7. **在庫管理**  
   - セール期間中の在庫切れを防ぐため、在庫状況を確認し、必要に応じて補充を行う。
   - 売れ筋商品の在庫を重点的に管理し、適宜再入荷の対応を行う。

8. **レビュー促進**  
   - スーパーSALE前に、購入者に対してレビュー投稿を促すメールを送信し、レビュー数を増やす。
   - ポイント付与キャンペーンを活用してレビュー数の増加を図る。

9. **カスタマーサポート強化**  
   - セール期間中の問い合わせ増加に備え、カスタマーサポート体制を強化する。
   - チャットサポートやFAQページの充実を図り、迅速な対応を可能にする。

10. **売上分析・レポート作成**  
    - スーパーSALE終了後、売上データを分析し、次回セールへの改善点を抽出する。
    - レポートを作成し、チームで共有することで次回に向けた戦略を立てる。

これはAIの文章なのでだいぶ整っていますが、現実には、それだけでは理解できないメモ的なテキスト指示に補足説明を口頭指示で受けるような、厳しい局面も少なくありません。そんな、まとまりきっていない指示でも、しっかり解釈してTODOリストを起こし、チェックリスト化さえすれば、作業漏れ対策になるのです。が、忙しいときや疲れ切ったときは、それがなんとも億劫で…。そんなときは、AIのチカラを借りましょう！

テキストデータさえあれば、AI活用で瞬時にチェックリスト化してくれます。

テキスト内に社内共有サーバのデザインデータへのパスが含まれていると、「デザインデータの確認」などもAIが気を利かして追加してくれます。散漫なテキストなんかは、いきなり自分で処理せず、まずAIに解釈してもらうと、余計なカロリー使わずに済みますよ！

以下は実際にAIによってリスト化された内容です。

1. 商品選定
2. スーパーSALEに特化した特別セール商品を選定し、魅力的なラインナップを確保する。
3. トレンドに合わせた新商品や人気商品の在庫を増やす。
4. 割引設定
5. 各商品に対して、割引率を検討し、競合他社に負けない価格設定を行う。
6. 楽天ポイントアップキャンペーンを併用し、購入意欲を高める。
7. クーポン配布
8. スーパーSALE限定のクーポンを作成し、メールマガジンやSNSで告知する。
9. 購入金額に応じた段階的なクーポン設定を行う。
10. 広告出稿
11. 楽天内での広告枠を確保し、目玉商品の露出を強化する。
12. 外部広告（Google, SNS等）との連携を図り、集客を最大化する。
13. メルマガ配信
14. 楽天スーパーSALEの開始前に、セール情報やクーポンを含むメールマガジンを配信する。
15. メルマガ配信スケジュールを決定し、段階的に配信することでリマインド効果を高める。
16. バナー作成
17. 楽天ショップ内のトップページや各カテゴリーページに、スーパーSALE用のバナーを作成・配置する。
18. バナーにクーポンや特典の情報を盛り込み、視認性を高める。
19. 在庫管理
20. セール期間中の在庫切れを防ぐため、在庫状況を確認し、必要に応じて補充を行う。
21. 売れ筋商品の在庫を重点的に管理し、適宜再入荷の対応を行う。
22. レビュー促進
23. スーパーSALE前に、購入者に対してレビュー投稿を促すメールを送信し、レビュー数を増やす。
24. ポイント付与キャンペーンを活用してレビュー数の増加を図る。
25. カスタマーサポート強化
26. セール期間中の問い合わせ増加に備え、カスタマーサポート体制を強化する。
27. チャットサポートやFAQページの充実を図り、迅速な対応を可能にする。
28. 売上分析・レポート作成
29. スーパーSALE終了後、売上データを分析し、次回セールへの改善点を抽出する。
30. レポートを作成し、チームで共有することで次回に向けた戦略を立てる。